在USPTO使用DocuSign面向专利申请人与从业人员的实务指南
内容提要：美国专利商标局（USPTO）允许在发明人声明书、授权委托书、申请程序文件及证据声明书等广泛的专利相关文件中使用DocuSign、Acrobat Sign及其他符合要求的同类平台。根据37 C.F.R. § 1.4(d)(4)，签署流程必须满足USPTO对软件和签名的要求，保存认证数据，并确保由适当的签署人亲自签署。从业人员应核实所需的身份识别信息，保留完整的已签署文件及支持记录，并在文件发生实质性修改后重新取得签署。各类文件仍须满足其各自的实质性要求：第131条声明书主要涉及《美国发明法案》（AIA）修法前制度下的实务，需要由适当的声明人作出，并以证据证明相关的历史事实；第132条下的专利客体适格性声明书则需要充分的事实基础、与所要求保护发明的关联，以及及时提交。电子签署不能补充本应在原始申请中披露的内容，也不能证明技术证言具有说服力。专利转让还须单独考察相关权利转移的法律效力，而商标文件则适用不同且范围更窄的程序。因此，有效的工作流程应当将合格的软件、适当的签署权限、各类文件的具体要求以及及时向USPTO提交文件协调起来。
引言
签署专利声明书的发明人、聘任专利代理律师的公司，以及签署技术声明书的专家，通常都可以通过DocuSign、Acrobat Sign或其他符合要求的文档签署平台签署文件。USPTO明确扩大了其专利签署规则的适用范围，并自2024年3月22日起生效。由此建立的制度允许在通常的专利相关提交文件中广泛使用商业电子签署服务，同时保留对文件本身及签署个人的要求。参见Signature Requirements Related to Acceptance of Electronic Signatures for Patent Correspondence, 89 Fed. Reg. 20,321, 20,321–22 (Mar. 22, 2024)。
实务审查需要分别回答几个问题：软件和签名栏是否满足USPTO的要求；该个人是否有权签署这一特定文件；文件是否包含必要的陈述。声明书尤其值得注意，因为签署人将就发明人身份、事实或技术证据作出实质性陈述。下文具体讨论发明人声明书、第131条下的在先发明声明书，以及第132条下的专利客体适格性声明书（Subject Matter Eligibility Declaration，SMED）。本文讨论美国国内专利实务及USPTO专利程序，并另行说明商标提交文件所适用的、范围较窄的程序。
I 允许使用商业电子签署服务的规则
§ 1.4(d)(4)允许在专利申请、专利或其他USPTO专利程序中需要签名的文件上，采用由文件列明的签署人本人亲自输入、且形式符合局长规定的电子签名。2024年最终规则及配套备忘录将包括DocuSign和Acrobat Sign在内、符合要求的第三方文档签署软件列为可用的签署方式。该规则规定的标准也可以由其他平台满足。参见37 C.F.R. § 1.4(d)(4)及USPTO, Electronic Signatures 37 CFR 1.4(d)(4) (Mar. 22, 2024)。
签署与提交仍是两个独立的行为。经电子签署的文件，可以通过专利电子提交系统或该文件所允许的其他递交方式提交。完成电子签署流程本身并不等于已经提交文件，也不能确定USPTO的收件日期。最终规则还要求USPTO工作人员在旧指引与新要求冲突时遵循新要求。因此，从业人员在评估旧表格或旧说明时，应结合现行规则阅读。参见89 Fed. Reg. at 20,321–22。
II 平台及签署流程的要求
USPTO的标准既涉及底层软件，也涉及文件上可见的签名。软件必须专门用于生成电子签名，并通过数字证书、令牌或审计追踪记录保存签名数据，以供日后核查。签名页或电子提交表格必须显示使用了文档签署软件。仅通过普通图形软件插入签名图片，本身并不足以证明符合这一签署方式的要求。参见USPTO, Electronic Signatures 37 CFR 1.4(d)(4), at 1 (Mar. 22, 2024)。
签署人的姓名必须以印刷体或打字形式显示，具体程度应足以识别该个人，位置最好紧接签名下方或邻近签名。依§ 1.33(b)(1)或(2)签署的专利从业人员，必须将注册号作为签名的一部分，或将其置于签名正下方或邻近位置。外观设计专利从业人员还必须在签名附近标注“design”一词。因此，应检查平台的默认签名栏是否包含所需的身份识别信息。参见37 C.F.R. § 1.4(d)(4)(i)–(ii)。
应将完整的最终文件提供给文件列明的签署人审阅。签署操作必须由该个人亲自完成。代理律师及行政人员可以准备文件并发送签署邀请，但不能使用软件生成他人的签名。提交他人已签署文件的人，必须有合理依据相信该他人确实亲自签署。USPTO如对签名的真实性存在合理怀疑，可以要求追认、确认或支持证据。参见37 C.F.R. § 1.4(d)(4)–(5), (h)。
一般而言，并非每次提交专利文件都需要附上单独的完成证书。不过，签名页或电子提交表格仍必须包含所要求的软件使用标示。作为事务所的日常做法，应将完整的已签署文件、其中指明的附件，以及相应的完成证书或审计记录一并保留，以保存实际签署的版本及真实性证据。如果签署后对正文作出实质性修改，应请签署人审阅并重新签署修改后的文件；原有签名并不能表明签署人认可后来添加的内容。参见89 Fed. Reg. at 20,321–22及37 C.F.R. § 1.4(d)(5)(ii), (h)。
III 签署权限
签署权限取决于具体文件。有权签署授权委托书的公司代表，并不会因此取得办理该公司专利申请程序的资格。反之，专利从业人员通常拥有的申请程序代理权限，也不一定允许其代表公司签署聘任代理律师的文件。对于法人申请人，MPEP § 402.02(a)要求签署人有权代表该法人行事，并说明仅有在USPTO执业的资格，不足以签署该法人的授权委托书。参见37 C.F.R. §§ 1.32(b)(4)、1.33(b)及MPEP § 402.02(a)。
其他文件适用不同规则。§ 3.73(c)下的权属陈述书，可以由登记在案的专利从业人员或其他获授权代表受让人行事的人签署。微实体资格证明须遵守§ 1.29(e)及§ 1.33(b)关于获准签署人的规定。§ 1.321下的权利放弃声明须由适当的申请人或专利权人，或登记在案的律师或专利代理人签署。从业人员不应假定一般性的代理行事权限足以签署所有文件。参见37 C.F.R. §§ 3.73(d)、1.29(e)及1.321(a)(1), (b)(1)。
IV 规则涵盖的专利文件
上述许可一般适用于需要签署的专利相关提交文件。将其用于常见文件，可以整理出以下实务参考表。第III节解释了签署权限的主要区别，但仍须针对具体申请人、权利人及程序核查适用规则。
文件 | 签署人 | 核查要点 |
发明人声明书 | 需要提供声明书的该名发明人 | 必要陈述及本人对申请内容的审阅 |
替代陈述书 | 通过适当签署人行事的合格申请人 | § 1.64规定的情形及权限 |
授权委托书或撤销委托书 | 申请人或专利权人；适用时通过获授权的人行事 | 聘任代理人或撤销代理权限的权力 |
§ 3.73(c)下的受让人陈述书 | 获授权代表受让人行事的人 | 权属证据及签署人的权限 |
申请数据表及申请程序文件 | § 1.33(b)允许的专利从业人员或其他签署人 | 代理关系及各类文件的专门规则 |
微实体资格证明 | § 1.29(e)允许的人 | 资格条件及适用的证明依据 |
期末放弃声明或法定权利放弃声明 | 适当的申请人或专利权人，或登记在案的律师或专利代理人 | 具体放弃事项及必要的权属陈述 |
专家声明书或事实声明书 | 提供证言的个人 | 最终正文、真实性确认文字及任何必要日期 |
第131条(a)声明书 | § 1.131及MPEP § 715.04规定的适当声明人 | 第131条的可用性、历史事实及支持证据 |
专利客体适格性声明书（SMED） | 提供证据的发明人、专家或其他人 | 第132条的形式要求、事实基础及与权利要求的关联 |
申请程序文件包括对审查意见通知书的答复、修改文件、信息披露声明（IDS）、继续审查请求（RCE）、请愿书，以及需要签署的申请文件提交函。不公开请求及其他证明也仍须满足各自的实质性要求。有关签署资格，参见37 C.F.R. §§ 1.29(e)、1.32(b)、1.33(b)、1.321及3.73(c)。第VI节单独讨论的转让文件，还涉及对相关权利转移适用的法律。
V 发明人声明书及证据声明书的签署
发明人声明书
除存在适用的例外或有效的替代陈述书外，§ 1.63原则上要求每位发明人提交宣誓书或声明书。每位需要签署的发明人均应签署其本人的文件。参见37 C.F.R. § 1.63(a)。
声明书必须指明签署的发明人及相关申请，包含关于发明人身份及授权提出申请的必要陈述，并载有所规定的、关于故意虚假陈述的确认内容。部分身份识别信息可以改在申请数据表中提供。此外，§ 1.63(c)要求签署人已经审阅并理解包括权利要求在内的申请内容，并知悉信息披露义务。尽管现行声明书不必明确重述这些事项，它们仍是签署的前提条件。发送签署邀请时，应确保发明人能够查阅声明书所指明的申请。参见37 C.F.R. § 1.63(a)–(c), (g)及MPEP § 602.01(a)。
包含所要求确认内容的声明书，可以不经公证而签署。因此，身处境外的发明人可以亲自完成适当的电子签署流程，无须仅因所在地在境外而另行办理公证。声明书仍须符合适用的USPTO要求。如果实际采用宣誓方式，则主持宣誓的单独要求仍然适用；普通文档签署软件本身并不能主持宣誓。参见37 C.F.R. §§ 1.63(g)及1.66。
多名发明人与继续申请
存在多名发明人时，可以通过签署平台将同一文件依次发送给各签署人，也可以由代理律师使用各自独立的声明书表格。当发明人在不同时间签署时，单独的表格可能简化管理。完成后的记录应明确反映每份声明书由哪位发明人签署，以及对应哪件申请。如果合规的申请数据表已提供§ 1.63(b)要求的信息，单独的声明书可以仅列明签署该声明书的发明人；否则，每份单独的声明书均须包含所有发明人的必要信息。参见37 C.F.R. § 1.63(b)。
继续申请并非一律需要重新签署声明书。§ 1.63(d)允许在满足相应条件时沿用符合要求的先前声明书或替代陈述书，其中包括提交所需副本。新增加的共同发明人必须提供所要求的声明书，或通过适用的替代陈述书程序处理。因此，是否要求重新签署，应首先根据继续申请的要求及现有记录作出判断。参见37 C.F.R. § 1.63(d)。
替代陈述书
§ 1.64针对发明人已经死亡、丧失法律行为能力、拒绝签署声明书，或经过勤勉努力仍无法找到或联系到的情形，规定了单独的程序。符合资格的申请人可以签署替代陈述书，说明有关情形及签署人与发明人的关系。该陈述书还须包含规定的实质性信息及关于虚假陈述的确认内容。签署人必须满足该规则关于审阅申请及知悉信息披露义务的前提要求。参见37 C.F.R. § 1.64。
替代陈述书的签署人是以自身获授权的身份行事。因此，公司代表应以其本人的身份签署陈述书。仅仅没有收到对电子签署邀请的回复，不应被视为已证明发明人拒绝签署或已尽勤勉努力；实际情形必须能够支持所选择的理由。对于法人申请人，常规的申请程序授权委托书本身并不授权专利从业人员代法人签署替代陈述书。参见MPEP § 604。
证据声明书的真实性确认
第131条声明书及包括SMED在内的§ 1.132声明书，依第II节所述的签署制度提供证据。其证据价值取决于证言内容及其基础。§ 1.68下的声明书必须包含所要求的真实性陈述及关于故意虚假陈述的警示，但不需要公证。在PTAB审理程序中，§ 42.2将§ 1.68下的声明书及28 U.S.C. § 1746下的声明书均认可为可接受的宣誓证词形式。参见37 C.F.R. §§ 1.68、1.131、1.132及42.2。
第131条下的在先发明声明书
§ 1.131(a)下的声明书可以用于证明，发明日期早于驳回所依据的引证文献或行为的基准日期。在取得签署前，必须先评估能否采用这一程序。该程序主要涉及AIA修法前制度下的实务；申请历程及驳回的法律依据具有决定性作用。对于受AIA发明人先申请制规定约束的申请，§ 1.131(e)仅保留一种有限用途，即应对适用时依据AIA修法前§ 102(g)作出的驳回。通常不能仅凭更早的发明日期排除AIA下的现有技术。第131条(a)也不能克服法定阻却事由（statutory bar）。如果特定引证文献的权利要求涉及构成干涉的主题，该条同样不能用于克服相应驳回。参见37 C.F.R. § 1.131(a), (d)–(e)及MPEP § 715。
适当的声明人取决于申请及被驳回的主题。MPEP § 715.04认可该主题的实际发明主体、具有适当资格的申请人或其他获准主体，以及处于再审查程序中的专利的权利人。依赖发明人声明书时，如果按要求证明仅由作出声明的那些发明人完成被驳回的主题，则可能无须由申请中列明的全部发明人提供声明书。代理律师应在发送文件供签署之前，确定适用的主体类别及支持该资格的情况。参见MPEP § 715.04。
证据必须证明以下两种情形之一：在引证文献的基准日期之前已经付诸实施（reduction to practice）；或者在该日期之前已形成构思，且从该日期之前直至后来付诸实施或提出申请期间，存在所要求的勤勉努力（diligence）。相关图纸或记录的原件或副本必须随声明书提交，并构成声明书的一部分；如未提交，必须充分说明原因。应具体列明行为、日期及支持证据，使人能够评估该项证明。平台的签署时间戳仅记录声明书何时签署，并不证明构思、勤勉努力或付诸实施发生于何时。参见37 C.F.R. § 1.131(b)及MPEP §§ 715.07–715.07(a)。
第131条还在§ 1.131(c)中规定了涉及相同权属（common ownership）的单独程序。在该款指定的AIA修法前显而易见性情形中，关于当前相同权属及在先发明人身份的声明书，需要与符合要求的期末放弃声明（terminal disclaimer）配合使用。MPEP § 718允许由单独发明人或共同发明人、登记在案的律师或专利代理人，或持有全部权益的单一受让人或多个受让人签署。随附的期末放弃声明还必须单独满足其自身的签署要求及实质性要求。因此，代理律师在准备签署文件时，应区分§ 1.131(a)下的在先发明提交材料与§ 1.131(c)下的提交材料。参见37 C.F.R. § 1.131(c)及MPEP § 718。
第132条下的专利客体适格性声明书
专利客体适格性声明书（SMED）是依§ 1.132自愿提交的证据声明书，用于支持35 U.S.C. § 101下的专利客体适格性。其目的是充实与适格性分析相关的事实记录。参见37 C.F.R. § 1.132及USPTO, Subject Matter Eligibility Declarations (Dec. 4, 2025)。
了解所主张事实的发明人、同事、独立专家或其他人均可提供证据，并非必须聘用独立专家。作为起草实务，应说明声明人的相关经验、审阅的材料、每项事实主张的依据，以及其与申请人的任何关系。发明人对申请具有利害关系，本身并不会使其声明书失去资格，但无利害关系人士提供的证据可能更具说服力。参见USPTO, Subject Matter Eligibility Declarations, at 2 (Dec. 4, 2025)、MPEP § 716.01(c)及USPTO, SMED Flowchart for Analysis and Best Practices, at 3–4 (Sept. 29, 2026)。
有用的SMED会将权利要求的具体限定与客观事实联系起来，例如：本领域技术人员从已提交的说明书中会理解什么；所要求保护的操作如何改进某项技术；或者某项操作为何在实际中不能仅靠人的思维完成。声明书可以解释申请时已经存在的事实，但不能补充原始披露本应包含的信息。如果申请时的披露已使本领域技术人员能够明显看出该项改进，且权利要求体现了该改进，则不必在原始披露中明确将其称为“改进”。仅表示某项权利要求在法律上具备适格性的意见，属于法律结论，不具有证据权重；重要的是支持该意见的事实。参见USPTO, Subject Matter Eligibility Declarations, at 3 (Dec. 4, 2025)及USPTO, SMED Flowchart for Analysis and Best Practices, at 4 (Sept. 29, 2026)。
USPTO的2026年9月29日备忘录补充了2026年4月30日面向从业人员的指引，并保留2025年12月4日面向审查员的备忘录。其建议包括明确指出所处理的具体适格性问题，以及在有帮助时单独提交SMED。仍可在一份第132条声明书中回应多个法定驳回理由。通过Patent Center单独提交SMED时，建议使用文档代码“AF/D.SMED”，文档描述为“Subject Matter Eligibility Declaration”。参见USPTO, SMED Flowchart for Analysis and Best Practices, at 2–4 (Sept. 29, 2026)。
及时提交仍然重要。9月指引鼓励尽早提交，视情况甚至可在首次实质审查意见发出之前提交。最终驳回之后或审查程序因其他原因终结之后，能否将声明书纳入案卷，取决于是否满足适用的程序条件。及时提交且符合形式要求的SMED必须对其内容进行实质审查，但提交该声明书并不保证§ 101驳回会被撤回。审查员必须衡量案卷中的证据。参见MPEP § 716.01、USPTO, Subject Matter Eligibility Declarations, at 3–4 (Dec. 4, 2025)及USPTO, SMED Flowchart for Analysis and Best Practices, at 3 (Sept. 29, 2026)。
声明书的日期
日期应根据具体文件分别处理。USPTO的一般专利签署指引建议注明日期，而遗漏日期本身并不会使普通的发明人声明书无效。不过，依据§ 1746作出的声明书必须注明日期。该法还分别规定了在美国境内及境外签署时使用的不同文字。平台时间戳是有用的证据，但如果适用法律有此要求，文件本身应当明确载有签署日期及适当的真实性确认内容。参见MPEP § 602.03及28 U.S.C. § 1746。
VI 专利转让及兼作声明书的转让书
专利转让书可以电子签署并提交备案，但其法律效力需要单独分析。§ 261要求专利权益的转让采用书面文书。对于涉及州际或对外商业活动、或对其产生影响的交易，E-SIGN法原则上禁止仅因电子形式而否认电子签名或合同的法律效力。该法保留实质性法律要求，并规定在适用书面形式要求时，用于满足该要求的电子记录必须能够保存并被准确再现。参见35 U.S.C. § 261及15 U.S.C. § 7001(a), (b)(1), (e)。
因此，转让书仍须包含具有法律效力的权利转移文字，充分指明被转让的权益，并由有权转让该权益的人签署。当事人还必须遵守适用的合同法和转让法律。USPTO的2024年专利签署规则本身并不解决这些问题，也不能确定私人协议的可执行性。
关于备案，§ 3.24允许提交原始文书的副本或摘录。§ 3.54明确规定，备案并不决定文件的有效性或其对权属的影响。因此，已签署的转让书与备案提交材料，应被视为相互关联但各有不同用途的记录。如果受让人还希望在待审申请中采取程序行动，就必须满足适用的权属及申请人要求。参见37 C.F.R. §§ 3.24、3.54、MPEP §§ 317.03及325。
如果转让书包含必要陈述并符合适用条件，也可以兼具发明人声明书的功能。§ 1.63(e)要求包含相关信息和陈述，并按照第3部分（Part 3）办理副本备案；§ 1.63(g)的签署要求也同样适用。这可以减少需要发送给发明人签署的文件数量，但普通转让书不会仅因列明发明人或转让发明权益就自动成为声明书。参见35 U.S.C. § 115(e)及37 C.F.R. § 1.63(e), (g)。
VII 上诉及授权后程序
广泛适用于专利相关提交文件的规则，也涵盖单方上诉、再审查及补充审查中需要签署的文件，但须遵守每项提交所适用的要求。因此，上诉理由书、适当的请求书、请愿书及答复文件均可使用符合要求的商业电子签署服务。签署方式不会改变谁有权在程序中行事，也不会改变文件的提交或送达要求。参见37 C.F.R. § 1.4(d)(4)。
对于PTAB审理程序，§ 42.6(a)(4)要求文件按照§§ 1.33及11.18(a)签署，而§ 11.18(a)又规定专利签署适用§ 1.4(d)。综合这些规定，IPR和PGR请求书、专利权人提交的文件、动议及回复文件均可采用符合要求的电子签署方式。证人应亲自签署支持声明书，代理律师则签署其具有适当签署资格的文件。§ 42.2另行规定了可接受的声明书形式。参见37 C.F.R. §§ 42.6(a)(4)、11.18(a)及42.2。
VIII 商标的独立签署程序
商标实务需要遵循§ 2.193及TMEP § 611.01(c)(ii)下的单独流程。现行指引允许对声明或真实性确认，以及地址或代理关系变更表格（Change Address or Representation），使用商业文档签署流程。这些流程会提供由USPTO生成的PDF签名页，以满足USPTO的要求。该页面必须保留USPTO时间戳，以显示签名页何时在电子表格内生成。这一时间戳与个人随后实际签署的日期并不相同。
软件必须保存签名数据，显示使用了文档签署软件，并且是专门为电子签署设计的。签署日期必须由软件提供或由签署人输入。签名栏必须注明签署人的名、姓及职衔或职位。随后，通过规定的提交流程附上USPTO生成的签名页。现行指引将这一流程限制于指定的签署类别；从业人员不应将其理解为可以普遍使用商业平台签名替代所有商标提交文件中的签名。
同一TMEP说明区分了依§ 2.193(e)需要签署的文件，以及作为申请审查记录一部分提交的第三方协议。其指出，这些签名页要求不适用于例如与引证商标权利人签订的同意协议，或同意将个人姓名注册为商标的文件。因此，文件在提交材料中发挥何种作用，具有重要意义。参见TMEP § 611.01(c)(ii)。
IX 实务中的签署及提交流程
以一件列明两名发明人及一家法人申请人的美国国内非临时申请为例。代理律师分别准备指明该申请的§ 1.63声明书，并通过合规的申请数据表提供其他发明人信息。每位发明人均收到包括权利要求在内的申请文件及其相应的声明书。授权委托书则另行发送给有权代表法人申请人行事的人。仅拥有发明权益，并不使公司高管有权签署发明人的声明书。
提交前，代理律师应对照第II节的流程要求、第III至IV节的签署资格，以及第V节的声明书要求，审查回收的整套文件。如果发明人未回复签署邀请，应依照上文对替代陈述书的分析处理。文件中如包含转让书，应按第VI节所述，单独审查权利转移及备案事项。
之后，代理律师选择适当的文档描述，通过允许的USPTO提交流程提交文件，并处理任何适用的提交期限及送达要求。取得USPTO收件回执后，提交记录即告完整。将回执与平台上的签署事件分开跟踪，可以确认USPTO何时收到提交的文件。
