采购和信息安全准备
为企业法务部门提供高效的准入支持
选择专利律师不仅仅是评估其法律和技术经验。公司内部的法律、采购、法律运营和信息安全团队还需要确信外部律师能够满足相关的准入要求，融入既定的工作流程，并负责任地处理公司信息。
Divergent Patent Law 是 AddyHart 律师事务所专门从事专利业务的部门。我们与客户合作，在项目伊始便确定适用的采购、计费、报告、数据处理和技术要求，并在实质性工作开始前将这些要求记录下来。
运营准备
企业法务部门通常需要一份正式的委托书才能允许外部律师开始工作。我们会协调准入流程、法律运营、信息安全以及第三方相关事宜，以确保与客户的采购流程和既定的运营政策高效对接。
企业
入职
企业供应商准入
冲突审查、案件立案程序、委托范围、人员配备、供应商注册和责任界限。
信息安全
信息安全
客户对访问权限、安全传输、数据处理、数据保留、供应商和事件升级有特定要求。
法律运营与计费
法律运营与计费
外部律师工作指南、预算、报告、电子账单、案件代码、发票要求和审批程序。
技术与第三方
技术 ＆
第三方要求
涉及人工智能、境外合作代理机构、翻译人员、搜索服务提供商和其他专业供应商的需求。
通过在实质性工作开始之前确立运营预期，我们帮助企业客户高效地引入外部律师，同时支持安全、合规和管理良好的专利业务。
协调一致的准入流程
企业供应商准入流程应明确职责，并避免案件启动时出现不必要的延误。根据拟议委托和客户要求，该流程可能涉及：
委托事项管理
-
利益冲突审查与案件登记
-
委托范围及职责边界
-
经批准的人员配置与问题升级联系人
-
供应商注册及税务文件
-
保险文件
操作要求
外部律师工作指南原则
账单和电子账单要求
隐私和数据处理要求
记录保存要求
第三方供应商要求
涉及人工智能和自动化工具的限制
适用要求通过委托协议、经批准的外部律师工作指南及客户的其他书面指示予以记录。
外部律师工作指南原则及法律运营整合
外部律师工作指南原则是操作性要求，而非行政手续。相关要求将与负责该项目的律师和专业人员共同审核，并纳入相应的工作流程。
对于企业合作，双方可以约定：
主负责人、后备负责人及运营联系人
经批准的人员配置和计费角色
案件代码和报告类别
预算、预测和费用计提程序
发票说明和任务编码
固定费用或替代性收费安排
专利组合报告格式
授权和问题升级程序
信息安全与负责任的技术实践
企业专利业务需要谨慎处理客户信息，并对技术使用制定明确标准。我们与客户合作，处理适用的数据安全、访问、保留、保密、供应商和人工智能要求，使委托事项符合客户的内部政策和风险管理预期。
信息安全与负责任的数据处理
保护客户信息是律师与客户关系的重要组成部分。信息安全要求的评估需根据委托事项、涉及的信息以及客户自身的政策而定。
我们的尽职调查流程可以满足以下方面的要求：
用户身份验证和访问控制
安全传输和存储
设备和远程访问保护
基于工作需要访问客户信息
保留和安全处置
备份和业务连续性
安全事件升级
技术提供商监管
跨境数据处理
安全通信和文件交换
由于详细的安全架构不应在公共网站上公布，因此可以通过适当的尽职调查程序提供其他信息，并遵守适用的保密保护措施。
负责任地使用技术和人工智能
客户对生成式人工智能和其他自动化工具的需求可在项目启动阶段进行讨论。如果客户禁止、限制或要求对特定用途进行审批，这些要求将被纳入项目工作流程。
任何获准使用的技术仍须遵守适用的专业义务、律师监督、保密要求以及对法律和技术工作的独立审查。
第三方协调与连续性
企业专利组合通常涉及境外合作代理机构、翻译人员、检索服务提供商、绘图专家、专利年费服务机构和其他专业供应商。我们协助企业明确责任划分和沟通流程，确保第三方参与能够高效支持项目进展，同时保障问责制、保密性和运营连续性。
整个合作过程中的协调支持
企业专利事务通常需要与境外合作代理机构、翻译人员、检索服务提供商、绘图专家、专利年费服务机构和其他专业服务提供商协调合作。在项目伊始明确责任划分有助于减少延误、误解和不必要的重复劳动。
在适合由第三方参与的情况下，客户与本所可以约定：
谁选择并指示服务商
服务商的职责范围
可共享的信息
适用的授权程序
保密和安全要求
预算及费用处理
截止期限和报告责任
对于适用的企业合作，AddyHart 还会确定负责实质性工作、截止日期管理、报告、计费和升级的律师和运营联系人。
尽职调查过程中可获取的材料
在符合相关性、可获取性和适当保密措施的前提下，采购和尽职调查材料可能包括：
-
供应商和安全问卷
-
W-9 表格和供应商注册文件
-
保险证明
-
信息安全控制摘要
-
数据处理和保留信息
-
负责任的技术或人工智能使用信息
-
业务连续性和事件响应概要
-
电子账单和发票格式信息
-
境外合作机构和供应商管理信息
请求将根据拟议的合作方式和所请求信息的敏感性进行评估。