調達・情報セキュリティ対応体制

企業法務部門の効率的なオンボーディングを支援する

特許弁護士の選定には、法律および技術的な経験を評価するだけでは不十分です。社内の法務、調達、リーガルオペレーション、情報セキュリティチームは、外部弁護士が適用されるオンボーディング要件を満たし、既存のワークフローに統合され、企業情報を責任を持って取り扱うことができるという確信も必要としています。

Divergent Patent Lawは、AddyHartの特許専門部門です。私たちは、依頼開始時に、適用される調達、請求、報告、データ処理、および技術要件を特定し、実質的な作業を開始する前にそれらの要件を文書化するために、クライアントと協力して取り組みます。

業務運用体制

企業の法務部門では、外部弁護士が業務を開始する前に、署名済みの委任契約書以上のものを求めることがよくあります。当事務所は、クライアントの調達プロセスや確立された業務方針に効率的に統合できるよう、オンボーディング、リーガルオペレーション、情報セキュリティ、および第三者機関の要件を調整します。

エンタープライズ向けオンボーディング

利益相反確認、案件開始手続き、業務範囲、人員配置、ベンダー登録、および責任範囲。

情報セキュリティ

アクセス、安全なデータ送信、データ処理、データ保持、ベンダー、およびインシデントエスカレーションに関する顧客固有の要件。

リーガルオペレーションおよび請求業務

外部弁護士に関するガイドライン、予算編成、報告、電子請求、案件コード、請求書の要件、および承認手続き。

テクノロジーと第三者

技術・

第三者要件

人工知能、外国代理人、翻訳者、検索サービス提供者、その他の専門ベンダーに関する要件。

実質的な作業を開始する前に業務上の期待事項を明確にすることで、企業クライアントが外部弁護士を効率的にオンボーディングできるよう支援するとともに、安全で法令遵守に則った、適切に管理された特許業務をサポートします。

連携のとれたオンボーディングプロセス

企業向けオンボーディングでは、責任範囲を明確にし、案件が本格化した際に不必要な遅延を避ける必要があります。提案された契約内容とクライアントの要件に応じて、プロセスでは以下の事項に取り組む場合があります。

エンゲージメント管理

利益相反確認と案件開始
業務範囲と責任範囲
承認済みの人員配置およびエスカレーション連絡先
ベンダー登録および税務書類
保険関連書類

運用要件

外部弁護士に関するガイドライン
請求および電子請求の要件
プライバシーおよびデータ処理に関する要件
記録保存要件
第三者プロバイダーの要件
AIおよび自動化ツールに関する制限

適用される要件は、委任契約書、承認された外部弁護士ガイドライン、およびその他の書面によるクライアント指示書に明記されています。

外部弁護士ガイドラインおよびリーガルオペレーション統合

外部弁護士に関するガイドラインは、事務的な形式ではなく、業務上の要件です。関連する要件は、当該案件を担当する弁護士および専門家と確認され、該当するワークフローに組み込まれます。

エンタープライズ案件では、当事者間で以下を定めることがあります：

主担当者、代替担当者、および業務連絡先
承認された人員配置および請求業務
案件コードと報告カテゴリー
予算編成、予測、および費用見越し（accrual）手続
請求書の記述内容とタスクのコーディング
固定料金制または代替料金制
ポートフォリオ報告フォーマット
承認およびエスカレーション手順

情報セキュリティと責任ある技術実践

企業特許案件においては、顧客情報の慎重な取り扱いと、技術利用に関する明確な基準が求められます。当事務所は、データセキュリティ、アクセス、データ保持、機密保持、ベンダー管理、人工知能に関する要件について顧客と協力し、案件が顧客の社内ポリシーおよびリスク管理に関する期待に沿うよう支援します。

情報セキュリティと責任あるデータ処理

依頼者情報の保護は、弁護士と依頼者の関係において不可欠な要素です。情報セキュリティ要件は、依頼内容、取り扱う情報、および依頼者自身のポリシーを考慮して評価されます。

当事務所のデューデリジェンスプロセスは、以下の要件に対応できます。

ユーザー認証とアクセス制御
安全な送信と保管
デバイスおよびリモートアクセス保護
業務上必要な範囲に限定したクライアント情報へのアクセス

保管および安全な廃棄
バックアップと事業継続
セキュリティインシデントのエスカレーション
テクノロジープロバイダーの監督
国境を越えたデータ処理
安全な通信とファイル交換

詳細なセキュリティアーキテクチャは公開ウェブサイトに掲載すべきではないため、追加情報は適切なデューデリジェンスプロセスを経て、適用される機密保持規定に従って提供される場合があります。

技術と人工知能の責任ある利用

生成AIやその他の自動化ツールに関するクライアントの要件は、オンボーディングの段階で検討される場合があります。クライアントが特定の利用を禁止、制限、または承認を必要とする場合、それらの要件はエンゲージメントワークフローに組み込まれます。

技術の使用が許可された場合でも、適用される専門的義務、弁護士の監督、守秘義務、および法的・技術的作業の独立した審査の対象となります。

第三者との連携と継続性

企業の特許ポートフォリオには、外国代理人、翻訳会社、調査会社、図面専門家、特許年金・年次料管理業者、その他の専門ベンダーが関わることがよくあります。当事務所は、明確な責任分担とコミュニケーション手順を確立することで、第三者の参加が効率的に業務を支え、説明責任、機密保持、および業務継続性を維持できるよう支援します。

取り組み全体にわたる連携したサポート

企業特許案件では、外国代理人、翻訳者、調査会社、図面専門家、特許年金・年次料管理業者、その他の専門サービス提供会社との連携が頻繁に必要となります。初期段階で明確な責任分担を定めることで、遅延、誤解、不必要な重複作業を減らすことができます。

第三者の関与が適切な場合、クライアントと当事務所は、以下の事項をあらかじめ明確に定めることができます。

誰がプロバイダーを選定し、指示するのか

プロバイダーの役割の範囲

どのような情報が共有される可能性があるか

適用される承認手続き

機密保持およびセキュリティ要件

予算編成と経費処理

期限遵守と報告に関する責任

該当する企業案件については、AddyHartは、実質的な業務、期限管理、報告、請求、およびエスカレーションを担当する弁護士と業務担当者も特定します。

デューデリジェンスプロセスを通じて入手可能な資料

関連性、入手可能性、および適切な機密保持措置を前提として、調達およびデューデリジェンス資料には以下が含まれる場合があります。

ベンダーおよびセキュリティに関する質問票
W-9フォームおよびベンダー登録書類
保険証書
情報セキュリティ管理の概要
データ処理およびデータ保持に関する情報
責任ある技術またはAI利用に関する情報
事業継続計画およびインシデント対応の概要
電子請求書および請求書フォーマットに関する情報
海外関連会社およびベンダー管理情報

依頼内容は、提案された業務内容と、要求された情報の機密性に基づいて評価されます。

調達またはセキュリティレビューを開始する

貴社が特許パネル、ポートフォリオ移管、特定技術の委託、またはその他の業務に関してAddyHartを検討されている場合、貴社の法務、調達、リーガルオペレーション、および情報セキュリティチームとの連携の機会を歓迎いたします。

お問い合わせを送信する

初回のお問い合わせフォームでは、機密情報を含まない一般的な情報のみをご提供ください。詳細な質問票やデューデリジェンス資料は、適切な審査プロセスを経て交換される場合があります。