USPTO에서의 DocuSign 활용특허출원인과 실무자를 위한 실무 안내

핵심 요약: 미국 특허상표청(USPTO)은 발명자 선언서, 위임장, 출원절차 서류 및 증거용 선언서 등 광범위한 특허 관련 문서에 DocuSign, Acrobat Sign 및 이에 준하는 적격 플랫폼의 사용을 허용한다. 37 C.F.R. § 1.4(d)(4)에 따라 서명 절차는 USPTO의 소프트웨어 및 서명 요건을 충족하고, 인증 데이터를 보존하며, 적절한 서명자가 직접 서명하도록 해야 한다. 실무자는 필요한 식별정보를 확인하고, 서명된 문서 전체와 관련 증빙기록을 보관하며, 실질적인 수정이 이루어진 경우 다시 서명을 받아야 한다. 각 문서에는 고유한 실체적 요건도 계속 적용된다. 규칙 제131조에 따른 선언서는 주로 AIA 개정 전 법률이 적용되는 실무와 관련되며, 적절한 선언자와 관련 과거 사실을 입증하는 증거가 필요하다. 한편 규칙 제132조에 따른 특허적격성 선언서는 충분한 사실적 기초, 청구된 발명과의 관련성 및 적시 제출을 필요로 한다. 전자서명은 최초 출원에 포함되었어야 할 개시내용을 보충하거나 기술적 증언의 설득력을 입증하지 못한다. 특허양도는 그 기초가 되는 권리이전의 법적 효력을 별도로 검토해야 하며, 상표 관련 서류에는 별도의 보다 제한적인 절차가 적용된다. 따라서 효과적인 업무절차를 위해서는 적격 소프트웨어, 적절한 서명권한, 문서별 요건 및 USPTO에 대한 적시 제출을 서로 조율해야 한다.

서론

특허 선언서를 작성하는 발명자, 특허 대리인을 선임하는 회사 및 기술적 선언서에 서명하는 전문가는 일반적으로 DocuSign, Acrobat Sign 또는 그 밖의 적격 문서서명 플랫폼을 통해 해당 문서에 서명할 수 있다. USPTO는 2024년 3월 22일부터 특허 관련 서명규칙의 범위를 명시적으로 확대하였다. 이에 따라 통상적인 특허 관련 제출서류 전반에 상용 전자서명을 사용할 수 있게 되었지만, 문서와 서명자 개인에게 적용되는 요건은 유지된다. Signature Requirements Related to Acceptance of Electronic Signatures for Patent Correspondence, 89 Fed. Reg. 20,321, 20,321–22 (Mar. 22, 2024) 참조.

실무적으로는 소프트웨어와 서명란이 USPTO의 요건을 충족하는지, 해당 개인이 그 문서에 서명할 권한이 있는지, 문서에 필요한 진술이 포함되어 있는지를 각각 검토해야 한다. 선언서는 서명자가 발명자 지위, 사실 또는 기술적 증거에 관하여 실질적인 진술을 하는 문서이므로 특히 주의해야 한다. 이하에서는 발명자 선언서, 규칙 제131조에 따른 선발명 선언서 및 규칙 제132조에 따른 특허적격성 선언서(Subject Matter Eligibility Declaration, SMED)를 구체적으로 다룬다. 본 글은 미국 국내 특허 실무와 USPTO의 특허절차를 대상으로 하며, 상표 관련 제출서류에 적용되는 보다 제한적인 절차도 별도로 설명한다.

I 상용 전자서명을 허용하는 규칙

§ 1.4(d)(4)는 특허출원, 특허 또는 그 밖의 USPTO 특허절차에서 서명이 필요한 서류에 대하여, 성명이 기재된 서명자 본인이 청장이 정한 형식으로 직접 입력한 전자서명을 허용한다. 2024년 최종규칙과 함께 발표된 지침 메모는 DocuSign 및 Acrobat Sign을 포함한 적격 제3자 문서서명 소프트웨어를 이용 가능한 서명수단으로 명시한다. 이 규칙은 다른 플랫폼도 충족할 수 있는 기준을 정하고 있다. 37 C.F.R. § 1.4(d)(4) 및 USPTO, Electronic Signatures 37 CFR 1.4(d)(4) (Mar. 22, 2024) 참조.

서명과 제출은 여전히 별개의 행위이다. 전자서명된 문서는 특허 전자출원 시스템이나 해당 문서에 허용되는 다른 송부방식으로 제출할 수 있다. 전자서명 서비스에서 서명절차를 완료하는 것만으로 문서가 제출되거나 USPTO의 접수일이 확정되는 것은 아니다. 최종규칙은 또한 종전 지침이 새로운 요건과 충돌하는 경우 USPTO 직원이 새로운 요건을 따르도록 지시한다. 따라서 기존 양식이나 안내를 검토하는 실무자는 현행 규칙과 함께 읽어야 한다. 89 Fed. Reg. at 20,321–22 참조.

II 플랫폼과 서명절차의 요건

USPTO의 기준은 기반 소프트웨어와 문서에 표시되는 서명 모두를 대상으로 한다. 소프트웨어는 전자서명을 생성하도록 특별히 설계되어야 하며, 디지털 인증서, 토큰 또는 감사추적기록을 통해 서명 데이터를 추후 확인할 수 있도록 보존해야 한다. 서명 페이지 또는 전자 제출양식에는 문서서명 소프트웨어가 사용되었다는 표시가 있어야 한다. 일반적인 그래픽 소프트웨어로 삽입한 서명 이미지만으로는 이 방식의 요건을 충족했다고 볼 수 없다. USPTO, Electronic Signatures 37 CFR 1.4(d)(4), at 1 (Mar. 22, 2024) 참조.

서명자의 성명은 해당 개인을 식별할 수 있을 정도로 구체적으로 정자체 또는 타이핑된 형태로 표시해야 하며, 가급적 서명의 바로 아래나 인접한 위치에 기재하는 것이 바람직하다. § 1.33(b)(1) 또는 (2)에 따라 서명하는 특허 실무자는 등록번호를 서명의 일부로 표시하거나 서명의 바로 아래 또는 인접한 위치에 기재해야 한다. 디자인특허 실무자는 추가로 서명 옆에 ‘design’이라는 단어를 표시해야 한다. 따라서 플랫폼의 기본 서명란에 필요한 식별정보가 갖추어져 있는지 검토해야 한다. 37 C.F.R. § 1.4(d)(4)(i)–(ii) 참조.

성명이 기재된 서명자에게 최종 문서 전체를 제공하여 검토하도록 해야 한다. 서명행위는 그 사람이 직접 해야 한다. 대리인과 행정직원은 문서를 준비하고 서명 요청을 전달할 수 있지만, 소프트웨어를 사용하여 다른 사람의 서명을 생성해서는 안 된다. 다른 사람이 서명한 문서를 제출하는 자는 그 사람이 실제로 서명하였다고 믿을 합리적인 근거가 있어야 한다. USPTO가 서명의 진정성에 합리적인 의문을 갖는 경우에는 추인, 확인 또는 증빙자료를 요구할 수 있다. 37 C.F.R. § 1.4(d)(4)–(5), (h) 참조.

일반적으로 모든 특허 관련 제출서류에 별도의 완료증명서를 첨부할 필요는 없다. 다만 서명 페이지나 전자 제출양식에는 소프트웨어 사용에 관한 필수 표시가 여전히 포함되어야 한다. 사무소의 업무관행으로는 서명된 문서 전체, 그 문서에 특정된 첨부자료 및 관련 완료증명서 또는 감사기록을 함께 보관하는 것이 바람직하다. 이는 실제로 서명된 문서의 버전과 진정성에 관한 증거를 보존한다. 서명 후 본문의 실질적인 내용이 변경되면 서명자로부터 수정된 문서에 대한 검토와 서명을 다시 받아야 한다. 기존 서명은 나중에 추가된 내용을 서명자가 승인하였음을 보여주지 않는다. 89 Fed. Reg. at 20,321–22 및 37 C.F.R. § 1.4(d)(5)(ii), (h) 참조.

III 서명권한

서명자에게 필요한 권한은 문서에 따라 달라진다. 위임장에 서명할 수 있는 회사 대표자가 그 사실만으로 회사의 특허출원 절차를 수행할 권한을 얻는 것은 아니다. 반대로 특허 실무자의 통상적인 출원절차 대리권한이 회사의 대리인 선임문서에 서명할 권한까지 반드시 포함하는 것은 아니다. 법인 출원인의 경우 MPEP § 402.02(a)는 해당 법인을 대신하여 행위할 권한을 요구하며, USPTO에서 업무를 수행할 자격만으로는 그 법인의 위임장에 서명하기에 충분하지 않다고 설명한다. 37 C.F.R. §§ 1.32(b)(4), 1.33(b) 및 MPEP § 402.02(a) 참조.

다른 문서에는 각각 다른 규칙이 적용된다. § 3.73(c)에 따른 권리 보유 진술서는 사건 기록에 등재된 특허 실무자 또는 양수인을 대신하여 행위할 권한을 가진 다른 사람이 서명할 수 있다. 마이크로 엔티티 증명에는 § 1.29(e)와 § 1.33(b)가 허용하는 서명자에 관한 규정이 적용된다. § 1.321에 따른 권리포기서에는 적절한 출원인이나 특허권자, 또는 사건 기록에 등재된 변호사나 특허대리인의 서명이 필요하다. 실무자는 대리인으로서 행위할 권한이 모든 문서의 서명에 충분하다고 가정해서는 안 된다. 37 C.F.R. §§ 3.73(d), 1.29(e) 및 1.321(a)(1), (b)(1) 참조.

IV 규칙이 적용되는 특허 관련 문서

이 허용규정은 서명된 특허 관련 제출서류에 일반적으로 적용된다. 이를 통상적인 제출서류에 적용하면 다음과 같은 실무 참고표로 정리할 수 있다. 제III절은 서명권한의 주요 차이를 설명하지만, 해당 출원인, 권리자 및 절차에 적용되는 규칙은 개별적으로 확인해야 한다.

문서	서명자	확인할 사항
발명자 선언서	선언서 제출이 요구되는 해당 발명자	필수 진술 및 출원내용에 대한 본인의 검토
대체진술서	적절한 서명자를 통해 행위하는 적격 출원인	§ 1.64에 따른 사정과 권한
위임장 또는 위임 철회서	출원인 또는 특허권자이며, 필요한 경우 권한 있는 자를 통해 행위	대리인 선임 또는 대리권 철회에 관한 권한
§ 3.73(c)에 따른 양수인 진술서	양수인을 대신하여 행위할 권한이 있는 자	권리 보유 증거 및 서명자의 권한
출원 데이터 시트 및 출원절차 서류	§ 1.33(b)가 허용하는 특허 실무자 또는 그 밖의 서명자	대리관계 및 문서별 적용규칙
마이크로 엔티티 증명	§ 1.29(e)가 허용하는 자	자격요건 및 적용되는 증명의 근거
존속기간 포기서 또는 법정 권리포기서	적절한 출원인이나 특허권자, 또는 사건 기록에 등재된 변호사나 특허대리인	해당 권리포기의 내용 및 필요한 권리 보유 진술
전문가 선언서 또는 사실관계 선언서	증언을 제공하는 개인	최종 본문, 진실성 확인 문구 및 필요한 날짜
규칙 제131조(a)에 따른 선언서	§ 1.131 및 MPEP § 715.04에 따른 적절한 선언자	규칙 제131조의 이용 가능성, 과거 사실 및 증빙자료
특허적격성 선언서(SMED)	증거를 제공하는 발명자, 전문가 또는 그 밖의 자	규칙 제132조의 형식요건, 사실적 기초 및 청구항과의 관련성

출원절차 서류에는 심사의견통지서(Office Action)에 대한 답변서, 보정서, 정보공개서(IDS), 계속심사청구서(RCE), 청원서 및 서명된 출원서류 송부서가 포함된다. 비공개 요청과 그 밖의 증명에도 각 문서 고유의 실체적 요건이 계속 적용된다. 관련 서명자격은 37 C.F.R. §§ 1.29(e), 1.32(b), 1.33(b), 1.321 및 3.73(c) 참조. 제VI절에서 별도로 다루는 양도에는 그 기초가 되는 권리이전에 적용되는 법도 관련된다.

V 발명자 선언서와 증거용 선언서의 서명

발명자 선언서

§ 1.63은 적용 가능한 예외나 유효한 대체진술서가 있는 경우를 제외하고, 원칙적으로 각 발명자의 선서서 또는 선언서를 요구한다. 서명이 요구되는 각 발명자는 자신의 문서에 직접 서명한다. 37 C.F.R. § 1.63(a) 참조.

선언서는 서명하는 발명자와 출원을 특정하고, 발명자 지위 및 출원에 대한 승인에 관한 필수 진술을 포함하며, 고의의 허위진술에 관한 소정의 인지 문구를 담아야 한다. 일부 식별정보는 대신 출원 데이터 시트에 기재할 수 있다. 이와 별도로 § 1.63(c)는 서명자가 청구항을 포함한 출원내용을 검토하고 이해하였으며 정보공개의무를 인식하고 있을 것을 요구한다. 현행 선언서에 이러한 사항을 명시적으로 기재할 필요가 없더라도, 이는 서명의 전제조건이다. 서명을 요청할 때에는 발명자가 선언서에 특정된 출원을 열람할 수 있도록 해야 한다. 37 C.F.R. § 1.63(a)–(c), (g) 및 MPEP § 602.01(a) 참조.

필수 인지 문구를 포함한 선언서는 공증 없이 서명할 수 있다. 따라서 해외에 있는 발명자도 해외에 있다는 이유만으로 공증을 받을 필요 없이 적절한 전자서명 절차를 직접 완료할 수 있다. 다만 선언서는 적용되는 USPTO 요건을 충족해야 한다. 실제 선서를 사용하는 경우에는 선서의 집행에 관한 별도 요건이 계속 적용된다. 일반적인 문서서명 소프트웨어가 그 자체로 선서를 집행하는 것은 아니다. 37 C.F.R. §§ 1.63(g) 및 1.66 참조.

복수 발명자와 계속출원

발명자가 여러 명인 경우, 서명 플랫폼을 통해 하나의 공통 문서를 각 서명자에게 회람하거나 대리인이 발명자별 선언서 양식을 사용할 수 있다. 발명자들이 서로 다른 시기에 서명하는 경우 개별 양식을 사용하면 행정처리가 간소화될 수 있다. 완성된 기록에서는 각 선언서에 어느 발명자가 서명하였고 어느 출원에 관한 선언서인지 명확히 알 수 있어야 한다. 적법한 출원 데이터 시트에 § 1.63(b)가 요구하는 정보가 포함되어 있다면, 개별 선언서에는 그 선언서에 서명하는 발명자만 특정할 수 있다. 그렇지 않으면 각 개별 선언서에 모든 발명자에 관한 필수 정보를 포함해야 한다. 37 C.F.R. § 1.63(b) 참조.

계속출원에 항상 새로 서명한 선언서가 필요한 것은 아니다. § 1.63(d)는 필요한 사본 제출 등 해당 요건을 충족하는 경우, 적격한 기존 선언서 또는 대체진술서를 이용하는 것을 허용한다. 새로 추가된 공동발명자는 필요한 선언서를 제출하거나 적용 가능한 대체진술서 절차로 처리해야 한다. 따라서 새로운 서명을 요청할지 여부는 계속출원의 요건과 기존 기록을 먼저 검토하여 판단해야 한다. 37 C.F.R. § 1.63(d) 참조.

대체진술서

§ 1.64는 발명자가 사망하였거나 법적 행위능력이 없거나 선언서 서명을 거부하거나, 성실한 노력을 기울였음에도 소재를 파악하거나 연락할 수 없는 경우를 위한 별도 절차를 규정한다. 적격 출원인은 해당 사정과 서명자와 발명자의 관계를 밝히는 대체진술서에 서명할 수 있다. 이 진술서에도 소정의 실질적 정보와 허위진술에 관한 인지 문구가 필요하다. 서명하는 사람은 해당 규칙이 정하는 출원내용의 검토와 정보공개의무 인식에 관한 전제조건을 충족해야 한다. 37 C.F.R. § 1.64 참조.

대체진술서 서명자는 자신에게 부여된 권한에 따른 자격으로 행위한다. 따라서 회사 대표자는 본인의 명의로 진술서에 서명한다. 전자서명 요청에 답변이 없다는 사정만으로 서명 거부나 성실한 노력이 입증되었다고 보아서는 안 된다. 실제 사정이 선택한 사유를 뒷받침해야 한다. 법인 출원인의 경우, 통상적인 출원절차 위임장만으로는 특허 실무자에게 법인을 대신하여 대체진술서에 서명할 권한이 부여되지 않는다. MPEP § 604 참조.

증거용 선언서의 진실성 확인

규칙 제131조에 따른 선언서와 SMED를 포함한 § 1.132에 따른 선언서는 제II절의 서명체계에 따라 증거를 제공한다. 그 증거가치는 증언의 내용과 기초에 달려 있다. § 1.68에 따른 선언서는 소정의 진실성에 관한 진술과 고의의 허위진술에 대한 경고를 포함해야 하며, 공증은 필요하지 않다. PTAB의 심판절차에서는 § 42.2가 § 1.68에 따른 선언서와 28 U.S.C. § 1746에 따른 선언서를 허용되는 선서진술서 형식으로 인정한다. 37 C.F.R. §§ 1.68, 1.131, 1.132 및 42.2 참조.

규칙 제131조에 따른 선발명 선언서

§ 1.131(a)에 따른 선언서는 거절의 근거가 된 인용문헌 또는 행위의 기준일 전에 발명이 이루어졌음을 입증할 수 있다. 서명을 받기 전에 이 절차의 이용 가능성을 검토해야 한다. 이 절차는 주로 AIA 개정 전 법률이 적용되는 실무와 관련되며, 출원 경과와 거절의 법적 근거가 판단을 좌우한다. AIA의 선발명자 선출원주의 규정이 적용되는 출원에서는 § 1.131(e)에 따라, 적용 가능한 AIA 개정 전 § 102(g)에 의한 거절에 대해서만 제한적으로 이용할 수 있다. 더 이른 발명일을 제시하더라도 일반적으로 AIA에 따른 선행기술을 배제할 수는 없다. 또한 규칙 제131조(a)는 법정 특허장애사유(statutory bar)나 저촉심사(interference) 대상 발명을 청구하는 소정의 인용문헌에 의한 거절을 극복할 수 없다. 37 C.F.R. § 1.131(a), (d)–(e) 및 MPEP § 715 참조.

적절한 선언자는 출원과 거절 대상 발명에 따라 달라진다. MPEP § 715.04는 해당 대상을 발명한 발명주체, 적절한 자격을 갖춘 출원인 또는 그 밖의 허용된 자, 그리고 재심사 중인 특허의 권리자를 인정한다. 발명자의 선언서에 의존하는 경우, 선언하는 발명자들만이 거절 대상 발명을 하였다는 점을 소정의 방식으로 입증하면 출원에 기재된 모든 발명자의 선언서가 필요하지 않을 수 있다. 대리인은 문서를 회람하기 전에 적용되는 자격 범주와 이를 뒷받침하는 사정을 확인해야 한다. MPEP § 715.04 참조.

증거를 통해 인용문헌의 기준일 전에 실시화(reduction to practice)가 이루어졌거나, 그 전에 착상이 이루어졌고 기준일 전부터 이후의 실시화 또는 출원에 이르기까지 요구되는 성실한 노력(diligence)이 있었음을 입증해야 한다. 관련 도면이나 기록은 원본 또는 사본의 형태로 선언서에 첨부하여 그 일부를 이루어야 하며, 첨부하지 않는 경우에는 그 이유가 충분히 설명되어야 한다. 입증내용을 평가할 수 있도록 행위, 날짜 및 증빙자료를 충분히 구체적으로 밝혀야 한다. 플랫폼의 서명 타임스탬프는 선언서에 서명한 시점을 기록할 뿐, 착상, 성실한 노력 또는 실시화가 언제 이루어졌는지를 입증하지 않는다. 37 C.F.R. § 1.131(b) 및 MPEP §§ 715.07–715.07(a) 참조.

규칙 제131조에는 § 1.131(c)에 규정된 별도의 동일인 소유 절차도 있다. 이 조항이 정한 AIA 개정 전의 자명성 거절 상황에서는 현재의 동일인 소유와 선발명자 지위를 다루는 선언서를 요건을 충족하는 존속기간 포기서(terminal disclaimer)와 함께 사용한다. MPEP § 718은 발명자 전원 또는 단독 발명자, 사건 기록에 등재된 변호사나 특허대리인, 또는 전체 권리를 보유한 단독 양수인이나 공동 양수인들의 서명을 허용한다. 함께 제출하는 존속기간 포기서는 자체의 서명요건과 실체적 요건을 별도로 충족해야 한다. 따라서 대리인은 서명용 서류를 준비할 때 § 1.131(a)에 따른 선발명 입증서류와 § 1.131(c)에 따른 제출서류를 구별해야 한다. 37 C.F.R. § 1.131(c) 및 MPEP § 718 참조.

규칙 제132조에 따른 특허적격성 선언서

특허적격성 선언서, 즉 SMED는 35 U.S.C. § 101에 따른 특허적격성을 뒷받침하기 위해 § 1.132에 따라 자발적으로 제출하는 증거용 선언서이다. 그 목적은 특허적격성 분석과 관련된 사실기록을 충실하게 하는 데 있다. 37 C.F.R. § 1.132 및 USPTO, Subject Matter Eligibility Declarations (Dec. 4, 2025) 참조.

주장하는 사실을 알고 있는 발명자, 동료, 독립 전문가 또는 그 밖의 사람이 증거를 제공할 수 있으며, 독립 전문가가 반드시 필요한 것은 아니다. 작성 실무상 선언자의 관련 경험, 검토한 자료, 각 사실 주장에 대한 근거 및 출원인과의 관계를 밝히는 것이 바람직하다. 발명자가 출원에 이해관계를 갖는다는 이유만으로 선언서가 배제되지는 않지만, 이해관계가 없는 사람의 증거가 더 설득력 있을 수 있다. USPTO, Subject Matter Eligibility Declarations, at 2 (Dec. 4, 2025), MPEP § 716.01(c) 및 USPTO, SMED Flowchart for Analysis and Best Practices, at 3–4 (Sept. 29, 2026) 참조.

유용한 SMED는 청구항의 특정 한정사항과 객관적인 사실을 연결한다. 예를 들어, 출원된 명세서에서 통상의 기술자가 무엇을 이해하는지, 청구된 동작이 기술을 어떻게 개선하는지, 또는 어떤 동작을 실제로 머릿속에서 수행할 수 없는 이유를 설명할 수 있다. 선언서는 출원 당시 존재하던 사실을 설명할 수 있지만, 최초 개시내용에 포함되었어야 할 정보를 나중에 보충할 수는 없다. 출원 당시의 개시내용에서 통상의 기술자에게 개선이 명백하고 청구항이 이를 반영한다면, 이를 개선이라고 명시적으로 지칭하지 않았더라도 무방하다. 청구항이 법적으로 특허적격성을 갖춘다는 의견만 제시하는 경우에는 법적 결론으로서 증거가치가 없으며, 중요한 것은 이를 뒷받침하는 사실이다. USPTO, Subject Matter Eligibility Declarations, at 3 (Dec. 4, 2025) 및 USPTO, SMED Flowchart for Analysis and Best Practices, at 4 (Sept. 29, 2026) 참조.

USPTO의 2026년 9월 29일자 지침 메모는 2026년 4월 30일자 실무자 지침을 보완하면서 2025년 12월 4일자 심사관 지침 메모를 그대로 유지한다. 이 메모는 다루는 구체적인 특허적격성 쟁점을 밝히고, 유용한 경우 별도의 SMED를 제출할 것을 권고한다. 여러 법률상 거절사유를 하나의 규칙 제132조 선언서에서 다루는 것도 계속 허용된다. Patent Center를 통해 별도의 SMED를 제출할 때 권고되는 문서 코드는 ‘AF/D.SMED’이며, 문서 명칭은 ‘Subject Matter Eligibility Declaration’이다. USPTO, SMED Flowchart for Analysis and Best Practices, at 2–4 (Sept. 29, 2026) 참조.

적시 제출도 여전히 중요하다. 9월 지침은 경우에 따라 최초의 실체심사 통지 전을 포함하여 조기 제출을 권장한다. 최종 거절 후 또는 그 밖의 이유로 심사절차가 종결된 후에는 적용되는 절차적 조건을 충족해야 기록에 편입될 수 있다. 시기요건과 형식요건을 갖추어 제출된 SMED는 그 실질적 내용이 검토되어야 하지만, 제출만으로 § 101에 따른 거절이 철회되는 것은 아니다. 심사관은 기록에 포함된 증거를 평가해야 한다. MPEP § 716.01, USPTO, Subject Matter Eligibility Declarations, at 3–4 (Dec. 4, 2025) 및 USPTO, SMED Flowchart for Analysis and Best Practices, at 3 (Sept. 29, 2026) 참조.

선언서의 날짜

날짜는 문서별로 주의해야 한다. USPTO의 일반적인 특허 서명지침은 날짜 기재를 권장하며, 날짜 누락만으로 통상적인 발명자 선언서가 무효가 되지는 않는다. 그러나 § 1746에 따른 선언서에는 날짜를 기재해야 한다. 이 법률은 또한 미국 내에서 서명하는 경우와 미국 밖에서 서명하는 경우에 서로 다른 문구를 정하고 있다. 플랫폼의 타임스탬프는 유용한 증거이지만, 적용 법령이 요구하는 경우 문서 자체에 서명일과 적절한 진실성 확인 문구가 명확히 포함되어야 한다. MPEP § 602.03 및 28 U.S.C. § 1746 참조.

VI 특허양도와 선언서를 겸하는 양도서

특허양도서는 전자서명하여 기록을 위해 제출할 수 있지만, 그 법적 효력은 별도로 분석해야 한다. § 261은 특허에 관한 권리의 양도에 서면 증서를 요구한다. 주간 통상 또는 대외 통상에 속하거나 이에 영향을 미치는 거래에 대하여, E-SIGN법은 일반적으로 전자적 형식이라는 이유만으로 전자서명이나 계약의 법적 효력을 부정하지 못하도록 한다. 이 법은 실체법상 요건을 유지하며, 서면요건이 적용되는 경우 그 요건을 충족하는 전자기록이 보관 가능하고 정확하게 재현될 수 있을 것을 요구한다. 35 U.S.C. § 261 및 15 U.S.C. § 7001(a), (b)(1), (e) 참조.

따라서 양도서에는 유효한 권리이전 문구, 충분히 특정된 권리 및 해당 권리를 이전할 권한이 있는 자의 서명이 여전히 필요하다. 당사자들은 적용되는 계약법과 양도 관련 법률도 준수해야 한다. USPTO의 2024년 특허 서명규칙만으로 이러한 문제가 해결되거나 사적 계약의 집행가능성이 확정되는 것은 아니다.

기록절차에 관하여 § 3.24는 원본 증서의 사본 또는 발췌본을 허용한다. § 3.54는 기록이 문서의 유효성이나 권리귀속에 미치는 효과를 결정하지 않는다고 명시한다. 따라서 서명된 양도서와 기록을 위한 제출서류는 서로 관련되지만 각각 다른 목적을 가진 기록으로 취급해야 한다. 양수인이 계속 중인 출원에서 절차상 행위를 하려는 경우에는 적용되는 권리 보유 및 출원인 요건을 충족해야 한다. 37 C.F.R. §§ 3.24, 3.54, MPEP §§ 317.03 및 325 참조.

양도서가 필요한 진술을 포함하고 적용 조건을 충족한다면 발명자 선언서의 기능도 수행할 수 있다. § 1.63(e)는 해당 정보와 진술 및 Part 3에 따른 사본의 기록을 요구하며, § 1.63(g)의 서명요건도 적용된다. 이는 발명자에게 회람하는 문서의 수를 줄일 수 있다. 다만 일반적인 양도서가 발명자를 특정하거나 발명에 관한 권리를 이전한다는 이유만으로 선언서가 되는 것은 아니다. 35 U.S.C. § 115(e) 및 37 C.F.R. § 1.63(e), (g) 참조.

VII 불복심판과 특허 부여 후 절차

특허 관련 제출서류를 폭넓게 대상으로 하는 규칙은 각 제출서류에 적용되는 요건을 전제로 결정계 불복심판, 재심사 및 보충심사에서 서명하는 서류에도 적용된다. 따라서 불복이유서, 적절한 청구서, 청원서 및 답변서에도 요건을 충족하는 상용 전자서명을 사용할 수 있다. 서명방식이 해당 절차에서 행위할 수 있는 자나 문서의 제출 및 송달 요건을 변경하지는 않는다. 37 C.F.R. § 1.4(d)(4) 참조.

PTAB의 심판절차에서 § 42.6(a)(4)는 문서에 §§ 1.33 및 11.18(a)에 따라 서명하도록 요구한다. § 11.18(a)는 다시 특허 관련 서명에 § 1.4(d)를 적용하도록 한다. 이 규정들을 함께 해석하면 IPR 및 PGR 청구서, 특허권자의 제출서류, 절차상 신청서 및 재답변서에 적격 전자서명을 사용할 수 있다. 증인은 증거로 제출하는 선언서에 직접 서명하고, 대리인은 자신이 적절한 서명자인 서류에 서명한다. 허용되는 선언서 형식은 § 42.2가 별도로 규정한다. 37 C.F.R. §§ 42.6(a)(4), 11.18(a) 및 42.2 참조.

VIII 상표에 적용되는 별도의 서명절차

상표 실무에는 § 2.193 및 TMEP § 611.01(c)(ii)에 따른 별도의 업무절차가 필요하다. 현행 지침은 선언 또는 진실성 확인과 주소 또는 대리관계 변경(Change Address or Representation) 양식에 대하여 상용 문서서명 절차를 허용한다. 이 절차는 USPTO 요건을 충족하는 데 필요한, USPTO가 생성한 PDF 서명 페이지를 제공한다. 해당 페이지에는 전자양식 내에서 서명 페이지가 생성된 시점을 나타내는 USPTO 타임스탬프가 유지되어야 한다. 이 타임스탬프는 해당 개인이 나중에 실제로 서명한 날짜와 구별된다.

소프트웨어는 서명 데이터를 보존하고, 문서서명 소프트웨어가 사용되었다는 사실을 표시하며, 전자서명을 위해 특별히 설계된 것이어야 한다. 서명일은 소프트웨어가 제공하거나 서명자가 입력해야 한다. 서명란에는 서명자의 이름과 성 및 직함이나 직위를 기재해야 한다. 그런 다음 정해진 제출절차에 따라 USPTO가 생성한 서명 페이지를 첨부한다. 현행 지침은 이 절차를 지정된 서명 유형으로 제한한다. 실무자는 이를 모든 상표 제출서류의 서명을 상용 플랫폼 서명으로 대체할 수 있도록 하는 일반적인 허용규정으로 보아서는 안 된다.

같은 TMEP 설명은 § 2.193(e)에 따라 서명이 필요한 문서와 출원절차 기록의 일부로 제출되는 제3자와의 합의서를 구별한다. 인용상표 권리자와의 동의합의서나 개인의 성명을 상표로 등록하는 데 대한 동의서 등에는 이러한 서명 페이지 요건이 적용되지 않는다고 설명한다. 따라서 제출되는 문서가 어떤 역할을 하는지가 중요하다. TMEP § 611.01(c)(ii) 참조.

IX 실무상 서명과 제출의 흐름

두 명의 발명자와 법인 출원인이 기재된 미국 국내 정규출원을 예로 들어 보자. 대리인은 출원을 특정하는 § 1.63 선언서를 발명자별로 작성하고, 추가 발명자 정보는 요건을 갖춘 출원 데이터 시트에 기재한다. 각 발명자에게는 청구항을 포함한 출원서류와 해당 선언서를 제공한다. 위임장은 법인 출원인을 대신하여 행위할 권한이 있는 사람에게 별도로 회람한다. 발명에 관한 권리를 보유한다는 사실만으로 회사 임원에게 발명자의 선언서에 서명할 권한이 생기지는 않는다.

제출 전에 대리인은 회신받은 서류 일체가 제II절의 절차요건, 제III절부터 제IV절까지의 서명자격 및 제V절의 선언서 요건을 충족하는지 검토한다. 발명자에게 보낸 서명 요청에 답변이 없는 경우에는 앞서 설명한 대체진술서 검토방식에 따라 처리한다. 서류에 양도서가 포함되어 있다면 제VI절에서 설명한 권리이전 및 기록절차를 별도로 검토한다.

이후 대리인은 적절한 문서 명칭을 선택하고, 적용되는 제출기한이나 송달요건을 충족하면서 허용되는 USPTO 제출절차를 통해 문서를 제출한다. USPTO 접수증을 확보하면 제출기록이 완성된다. 플랫폼에서의 서명과 별도로 이 접수증을 관리하면 USPTO가 해당 서류를 접수한 시점을 확인할 수 있다.